5 cosas que debes tener en cuenta en la organización de una convocatoria de prensa

Las convocatorias de prensa son una herramienta muy potente para acercar las marcas a los medios. También para maximizar la visibilidad de un producto, iniciativa o campaña o, en algunos casos, también sirve para aclaraciones en situaciones de crisis empresarial.

Por ejemplo, durante la pandemia, todos los comunicados de Moncloa siempre se realizaron a través de convocatoria de prensa en directo con turnos de preguntas para facilitar la información de forma directa.

Las convocatorias de prensa pueden suponer un arma de doble filo y hay que ser conscientes que no siempre salen como uno espera. Por ello, desde Bemypartner, te detallamos qué debes tener en cuenta a la hora de organizar una convocatoria de prensa para garantizar su éxito:

1. El contenido, la clave del éxito: como en cualquier comunicación con los medios de comunicación, el contenido es siempre el rey. ¿Qué queremos decir con ello? Que para que una convocatoria de prensa funcione siempre tiene que haber un contenido de valor y de alto interés. Si en anteriores posts comentábamos la importancia del contenido a la hora de lanzar notas de prensa, en las convocatorias de prensa, cobra mayor importancia. Estamos invitando a periodistas a desplazarse (en caso de que sea presencial) o invertir su tiempo en conectarse (en caso de que sea online), de manera, que el contenido que vayamos a dar en la convocatoria de prensa debe ser de alto interés. Por ejemplo: dar novedades que no se hayan contado y que sean de interés público, facilitar datos de estudios que no se hayan revelado nunca, presentar una marca que ofrezca un producto/servicio nunca visto, etc…
2. La mejor forma de contactar con los medios: hemos repetido en muchas ocasiones la cantidad de informaciones que reciben los medios diariamente por lo que somos conscientes que, además de enviar convocatoria por email, es esencial hacer un seguimiento telefónico con los periodistas. Eso sí, dejemos reposar entre el envío de la convocatoria de prensa y la llamada, puesto que los periodistas no tendrán una respuesta inmediata a nuestra convocatoria. Por ello, te recomendamos que empieces a contactar por aquellos que más fidelizados tengas y a los que tengas menos relación deja reposar un día antes de llamar.
3. Envía la convocatoria con una semana de antelación: entre una semana o diez días es la fecha ideal para mandar la primera convocatoria de prensa por email. De esta forma, darás tiempo a que los periodistas sepan que ese evento se va a celebrar. Si bien es cierto que las confirmaciones de asistencia llegan a última hora, está bien que sepan del evento con unos días de antelación.
4. La decisión se toma last minute: sin embargo y, en relación con el punto anterior, a pesar de mandar la nota de prensa con una semana de antelación es muy posible que la confirmación de asistencia la tengas un día antes o, incluso, el mismo día del evento. ¡Que no cunda el pánico! Hay que tener en cuenta que los periodistas trabajan y viven al día por lo que es utópico pensar que tendrás la confirmación de todos los asistentes con antelación, esto con los periodistas no pasa. En especial, las televisiones y radios son las últimas en confirmar y eso se debe a que estas redacciones trabajan al día y cada mañana tienen la reunión de redacción para el reparto de temas. Por ello, te recomendamos que el mismo día del evento, se realice una última llamada por si rescatamos algún asistente más.
5. La actualidad manda siempre: esta es la premisa que debemos tatuarnos en la mente siempre que trabajamos con periodistas y es que la actualidad es la que manda siempre. ¿Qué queremos decir con ello? Pues que una convocatoria se nos puede caer por la actualidad. Por ejemplo, podemos tener una convocatoria de prensa llena y si previo al evento dimite el presidente del gobierno, todos los medios vayan a cubrir sus declaraciones y nos quedemos sin asistentes.

Por último, otro punto importante a tener en cuenta es el día que elegimos para la celebración de la rueda o encuentro con prensa. Antes de decidirlo, te recomendamos chequear que el día que tienes en mente no coincide con ninguna feria, festivo, etc…

En definitiva, las convocatorias, como decíamos al inicio del artículo, son herramientas muy potentes para maximizar la visibilidad de las marcas pero hay varios condicionantes a tener en cuenta para que sea exitosa. En Bemypartner contamos con un equipo profesional especializado en convocatorias de prensa y relaciones con los medios. ¡Contáctanos y te ayudaremos en lo que necesites!