Los eventos híbridos toman protagonismo en la nueva normalidad

En un año que para el sector de los eventos se anunciaba brillante y próspero, el COVID-19 ha supuesto un durísimo golpe. Por ello, se ha visto obligado a reinventarse haciendo del universo digital su gran aliado durante los días de confinamiento y dar salida a lo que ya estaba programado.

Para las agencias de comunicación y eventos, ha sido imprescindible adoptar diferentes formatos y soluciones para que los objetivos de cada cliente y las necesidades de su público target no se vieran afectados. Por eso, hay que buscar el modo de que los eventos no pierdan su personalidad al trasladarlos al entorno digital.

Sin embargo, con la relajación de las medidas sanitarias en el camino hacia la nueva normalidad y con el distanciamiento social presente en la vida de todos los españoles, se abre paso un nuevo formato: el evento mixto o híbrido.

¿Qué es el evento mixto o híbrido?

Los eventos híbridos toman protagonismo en la nueva normalidad, cuya dinámica se centra en unir lo presencial con lo digital, donde ponentes de un congreso, moderadores o presentadores de un evento se encuentren en un plató o escenario mientras que el resto de los participantes se conectan vía streaming.

Es un formato flexible que permite adaptarse a la situación en cada momento y sacar provecho a lo mejor del formato físico y digital. La clave de su éxito se basa en aprovechar el conocimiento, la tecnología y el expertise para ofrecer una experiencia que genere sensaciones y emociones entre los asistentes.

Este formato permite la fluidez del evento presencial, pues se desarrolla en un espacio físico en el que están algunos ponentes y asistentes (siempre respetando las medidas de seguridad), pero con el valor añadido de poder llegar a un público ilimitado.

¿Cuáles son las ventajas?

Mayor calidad y seguridad: contar con ponentes, expertos o presentadores con los que, en el caso físico, hubiera sido más difícil y costoso por la ubicación física y gastos de viaje necesarios. Usando herramientas digitales de calidad se puede conseguir la seguridad necesaria para proteger los datos y dispositivos de los ponentes.

Plataformas de calidad: si se cuenta con la tecnología y las infraestructuras necesarias, el entorno online derriba las limitaciones de aforo que existen en el formato físico. Además, el hecho de poder dejar los eventos grabados y disfrutarlos en diferido hacen que la temporalidad no sea un obstáculo siempre que se cuente con plataformas de calidad.

Desarrollo de herramientas y plataformas para la gestión de participantes: durante la celebración de estos eventos es posible que también sea necesario utilizar pasarelas de pago, herramientas para la publicación de documentación e incluso plataformas para la gestión y privacidad de los datos de los participantes. Esto obligará a las empresas a modernizarse y fomentar su lado digital.

Además, una estrategia de analítica alrededor del evento podría ayudar a los organizadores a valorar tanto antes, como durante y después del mismo todos los factores necesarios para ofrecer una experiencia completa y acorde a las expectativas de los asistentes.

Mayor facilidad de networking: el networking es una parte fundamental de cualquier evento profesional, pero en el caso de los eventos mixtos, es posible que puedan participar personas de todas partes del mundo. Así, se consigue acercar a personas que en otra situación no hubiera sido posible y fortalecer relaciones comerciales y/o empresariales. La globalización en su máximo esplendor.

La participación se hace más atractiva: si se cuida cada detalle para ofrecer a los participantes una experiencia de calidad y única, la participación aumentará exponencialmente. Con una puesta en escena física de calidad, existe la posibilidad de interacción real entre ponentes físicos y digitales. Si también se ofrecen recursos visuales, auditivos y sensoriales que den dinamismo y marquen la diferencia, el espectador se sentirá satisfecho y tendrá un recuerdo positivo del evento.

Pese al desarrollo de nuevos formatos como este, volverán los eventos multitudinarios. Somos seres sociales con necesidad de compartir, ver, hablar e interactuar y nada equivale a la experiencia sensorial que supone un evento personal. Sin embargo, mientras tanto, las nuevas tecnologías nos acercan un poco más a aquella normalidad a la que queremos volver.