Para las agencias de comunicación y eventos, ha sido imprescindible adoptar diferentes formatos y soluciones para que los objetivos de cada cliente y las necesidades de su público target no se vieran afectados. Por eso, hay que buscar el modo de que los eventos no pierdan su personalidad al trasladarlos al entorno digital.

Sin embargo, con la relajación de las medidas sanitarias en el camino hacia la nueva normalidad y con el distanciamiento social presente en la vida de todos los españoles, se abre paso un nuevo formato: el evento mixto o híbrido.

¿Qué es el evento mixto o híbrido?

Los eventos híbridos toman protagonismo en la nueva normalidad, cuya dinámica se centra en unir lo presencial con lo digital, donde ponentes de un congreso, moderadores o presentadores de un evento se encuentren en un plató o escenario mientras que el resto de los participantes se conectan vía streaming.

Es un formato flexible que permite adaptarse a la situación en cada momento y sacar provecho a lo mejor del formato físico y digital. La clave de su éxito se basa en aprovechar el conocimiento, la tecnología y el expertise para ofrecer una experiencia que genere sensaciones y emociones entre los asistentes.

Este formato permite la fluidez del evento presencial, pues se desarrolla en un espacio físico en el que están algunos ponentes y asistentes (siempre respetando las medidas de seguridad), pero con el valor añadido de poder llegar a un público ilimitado.

¿Cuáles son las ventajas?

Mayor calidad y seguridad: contar con ponentes, expertos o presentadores con los que, en el caso físico, hubiera sido más difícil y costoso por la ubicación física y gastos de viaje necesarios. Usando herramientas digitales de calidad se puede conseguir la seguridad necesaria para proteger los datos y dispositivos de los ponentes.

Plataformas de calidad: si se cuenta con la tecnología y las infraestructuras necesarias, el entorno online derriba las limitaciones de aforo que existen en el formato físico. Además, el hecho de poder dejar los eventos grabados y disfrutarlos en diferido hacen que la temporalidad no sea un obstáculo siempre que se cuente con plataformas de calidad.

Desarrollo de herramientas y plataformas para la gestión de participantes: durante la celebración de estos eventos es posible que también sea necesario utilizar pasarelas de pago, herramientas para la publicación de documentación e incluso plataformas para la gestión y privacidad de los datos de los participantes. Esto obligará a las empresas a modernizarse y fomentar su lado digital.

Además, una estrategia de analítica alrededor del evento podría ayudar a los organizadores a valorar tanto antes, como durante y después del mismo todos los factores necesarios para ofrecer una experiencia completa y acorde a las expectativas de los asistentes.

Mayor facilidad de networking: el networking es una parte fundamental de cualquier evento profesional, pero en el caso de los eventos mixtos, es posible que puedan participar personas de todas partes del mundo. Así, se consigue acercar a personas que en otra situación no hubiera sido posible y fortalecer relaciones comerciales y/o empresariales. La globalización en su máximo esplendor.

La participación se hace más atractiva: si se cuida cada detalle para ofrecer a los participantes una experiencia de calidad y única, la participación aumentará exponencialmente. Con una puesta en escena física de calidad, existe la posibilidad de interacción real entre ponentes físicos y digitales. Si también se ofrecen recursos visuales, auditivos y sensoriales que den dinamismo y marquen la diferencia, el espectador se sentirá satisfecho y tendrá un recuerdo positivo del evento.

Pese al desarrollo de nuevos formatos como este, volverán los eventos multitudinarios. Somos seres sociales con necesidad de compartir, ver, hablar e interactuar y nada equivale a la experiencia sensorial que supone un evento personal. Sin embargo, mientras tanto, las nuevas tecnologías nos acercan un poco más a aquella normalidad a la que queremos volver.

La entrada Los eventos híbridos toman protagonismo en la nueva normalidad se publicó primero en Bemypartner.

Y es que la transformación digital de la que tanto se ha hablado en los últimos años y que, para algunos, seguía siendo un escenario un tanto lejano, es esto. Y ha llegado para quedarse.

Desde el teletrabajo, el incremento del consumo de medios y redes sociales, el auge de TikTok y las plataformas de streaming, hasta los nuevos métodos de socialización a distancia a través de las ya famosas videollamadas de WhatsApp.

Hace unos días, reflexionábamos sobre las tendencias de comunicación que están aflorando durante y tras el Coronavirus. Hoy nos adentramos de lleno en cómo está afectando esta transformación digital a la comunicación de las empresas y haremos un repaso de los principales eventos y plataformas digitales que están creciendo a marchas forzadas para dar salida a esta demanda.

Ya lo dice el refrán, “renovarse o morir”. Todo cambio implica una renovación. Es necesario para crecer. Y, en ocasiones, algunos cambios se realizan de forma radical. Así ha sido la transformación que ha experimentado la comunicación con la irrupción del COVID-19.

Ahora, las empresas están empezando a entender que es necesario contar con herramientas de comunicación directa con sus empleados, clientes y/o consumidores, más allá del plano físico. Una marca o empresa necesita comunicarse con su público de forma directa, por lo que debe seguir haciéndolo incluso en las situaciones más adversas.

Ruedas de prensa telemáticas

Hace menos de 3 meses nadie iba a pensar que las ruedas de prensa se celebrarían sin periodistas y las preguntas se recibirían por videoconferencia o a través de WhatsApp. La mayoría de países afectados por el Coronavirus siguen realizando ruedas de prensa diarias y se ha adaptado a las comparecencias telemáticas. Y todo indica que este nuevo formato ha llegado para quedarse.

Del mismo modo ocurre en las empresas. La mayoría son conscientes de la importancia de mantenerse cerca de los medios. Por ello, han empezado a celebrar ruedas de prensa o encuentros telemáticos con periodistas a través de plataformas digitales que les permiten llevar a cabo una comunicación directa y segura con los medios de comunicación y, a su vez, los periodistas pueden preguntar en directo y desde sus casas.

Algunas de las plataformas más utilizadas para realizar este tipo de comparecencias son, por un lado, la ya conocida Skype, y otras que han despuntado durante las semanas de confinamiento como Microsoft Teams, Webex, Google Meet, Watchity o Livestorm a causa de la creciente demanda de herramientas digitales que permitan las reuniones telemáticas en vivo y a nivel mundial. Todas ellas son plataformas que ofrecen una solución empresarial de videollamada con la posibilidad de realizar demostraciones o presentaciones a los asistentes y que permiten la conexión de un gran número de usuarios.

Webinars, Workshops y Streaming

Otra de las soluciones que se está experimentando, sobre todo, en el ámbito empresarial son la organización de workshops o webinars online, así como vídeos en streaming al alcance de todos.

Instagram Live se ha convertido en el rey de las redes sociales. Teniendo en cuenta que el consumo de redes sociales se ha disparado durante el confinamiento, muchas marcas se han apuntado a la oferta de contenidos en streaming para ofrecer sus servicios de forma abierta y gratuita a los usuarios. Un hecho que ha impulsado la visibilidad de sus marcas y ha incrementado la comunidad en sus perfiles sociales.

Por otro lado, los workshops o webinars son formatos de comunicación que se están afianzando en las estrategias de las empresas. Se trata de conferencias, talleres, seminarios o formaciones que se retransmiten de forma virtual a través de plataformas especializadas y permiten a los usuarios asistir como público de forma cómoda y flexible, pues es un formato que funciona en cualquier situación y permite acercar el conocimiento de un profesional a un nicho o audiencia interesada.

La explosión de eventos online durante y tras la pandemia

El impacto del Coronavirus, como comentábamos anteriormente, afecta a todos los niveles de la comunicación. Uno de los ámbitos más alterados por el confinamiento ha sido la organización de eventos. Los eventos presenciales han pasado de ser una de las patas más importantes de las estrategias de Relaciones Públicas de las empresas a ser uno de las acciones más aplazadas o canceladas a causa de la crisis sanitaria.

Las nuevas normas de distanciamiento social no van a permitir, al menos a corto plazo, realizar eventos presenciales masivos tal y como estábamos acostumbrados. Muchos de ellos se deberán reducir a un aforo limitado o se celebrarán directamente en el plano digital. Esta última opción, es uno de los formatos que más vida está cobrando en el sector eventos, pues permite crear y organizar acciones o actividades de gran alcance y con gran capacidad de aforo de forma 100% online. Una solución que se está impulsando como respuesta a la situación derivada por el COVID-19 y que presenta un gran potencial. Sin duda, los eventos online están salvando a muchas marcas para poder continuar con sus acciones de RR.PP. durante y tras la pandemia.

La entrada Transformación digital: Nuevos formatos de comunicación que han llegado para quedarse se publicó primero en Bemypartner.